Pielispakari keskitti henkilöstöhallintonsa Saarni HRX -järjestelmään ja toi sen myötä koko organisaatioon lisää läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja itseohjautuvuutta.
Saarni HRX on auttanut Pielispakaria:
- Kokoamaan henkilöstöasiat yhteen paikkaan – kaikki keskeinen tieto helposti saatavilla
- Tehostamaan esihenkilöiden ja HR:n yhteistyötä sekä vähentämään manuaalista työtä
- Mahdollistamaan palkanlaskennan omissa käsissä luotettavasti ja ajallaan
Lue lisää siitä, kuinka järjestelmän käyttöönotto eteni poikkeuksellisen nopeasti, mihin kaikkeen sitä nykyisin hyödynnetään ja miksi välittäminen on ollut avain onnistuneeseen yhteistyöhön.
Kasvu tarkoitti HR-prosessien päivittämistä 2020-luvulle
Karjalaisen ruokaperinteen vaalijana tunnettu Pielispakarinen on kasvanut kolmessa vuosikymmenessä kahden hengen autotallileipomosta lähes sadan työntekijän moderniksi elintarvikealan yritykseksi, joka toimittaa tuotteitaan ympäri Suomen paistopisteisiin ja vähittäiskauppoihin.
Kasvun myötä myös henkilöstöhallinnon tarpeet ovat monipuolistuneet. Kun perinteiset Excel-taulukot ja erilliset järjestelmät eivät enää riittäneet, Pielispakari ryhtyi etsimään kokonaisvaltaista HR-ratkaisua. Ratkaisuksi valikoitui Saarni HRX.
– Meillä oli selkeä tarve saada kaikki keskeiset henkilöstöasiat yhteen paikkaan. Halusimme sujuvuutta esihenkilöiden ja HR:n yhteistyöhön sekä parantaa tiedon saatavuutta, avaa yrityksen varatoimitusjohtaja Heli Kuvaja lähtötilannetta tarkemmin.
Pielispakari on alusta alkaen halunnut säilyttää palkanlaskennan omissa käsissään, ja Saarni HRX tarjosi siihen sopivan ratkaisun. Yhteistyö alkoi keväällä 2023, ja ensimmäiset palkat maksettiin Saarni HRX:n kautta jo saman vuoden joulukuussa.
Perehdytyksestä palkkoihin
Saarni HRX on tänä päivänä Pielispakarin henkilöstöhallinnon selkäranka. Järjestelmää hyödynnetään laajasti arjen toiminnoissa: työvuorosuunnittelu, lomatoiveiden käsittely, poissaolot, pekkaspäivät, vuosilomat ja HR:n viestintä työntekjöille hallitaan keskitetysti samasta järjestelmästä.
Lisäksi järjestelmään on rakennettu oma perehdytyspolku, joka korvaa aiemmin käytetyt dokumenttipohjat. Järjestelmä on myös integroitu työterveyshuollon kanssa, mikä on syventänyt Saarni HRX:n roolia osana Pielispakarin henkilöstöhallintaan liittyvää kokonaisuutta.
Sujuva käyttöönotto ja läpinäkyvyyttä arkeen
Kuvajan mukaan käyttöönotto sujui poikkeuksellisen sujuvasti, vaikka yleensä vastaavanlaiset järjestelmämuutokset ovat hitaita ja monimutkaisia.
– Meillä oli heti alusta asti hyvä yhteistyöprojekti. Säännölliset palaverit, selkeä vastuunjako ja hyvät lomakepohjat tekivät käyttöönotosta suoraviivaisen. Tällaisia suuria muutosprojekteja ei ole montaa ollut, jotka olisivat näin hyvin sujuneet, Kuvaja kommentoi.
Yksi suurimmista hyödyistä on myös ollut läpinäkyvyyden lisääntyminen. Tiedot ovat työntekijöiden, esihenkilöiden ja HR:n saatavilla samasta järjestelmästä.
– Esihenkilöiden rooli on vahvistunut, ja vastuunjako on selkeytynyt. Työntekijät puolestaan pääsevät esimerkiksi itse kirjaamaan lomatoiveensa.
Vaikka alkuvaiheessa yrityksessä esiintyi muutosvastarinnan merkkejä, koulutuksella ja tuella haasteet voitettiin. Pielispakari järjesti avoimia HR-päiviä, joissa työntekijöitä ohjattiin kädestä pitäen järjestelmän käyttöön.
Välittäminen asiakaskokemuksen ytimessä
Yhteistyötä Saarni HRX:n kanssa Kuvaja kuvaa poikkeuksellisen hyväksi.
– Minulle on ollut tärkeää, että meistä pidetään huolta myös käyttöönoton jälkeen. Yhteyshenkilömme Mikko Konttila on työskennellyt kanssamme alusta saakka, ja hän on ollut aidosti kiinnostunut siitä, miten meillä menee. Se on ollut poikkeuksellista ja varmasti Saarni HRX:n vahva kilpailuetu.
Kokemus on ollut molemminpuolista, sillä myös järjestelmätoimittajan näkökulmasta yhteistyö on ollut rakentavaa ja määrätietoista.
– Yhteistyömme Pielispakarin kanssa on ollut alusta asti poikkeuksellisen sujuvaa ja tavoitteellista. On ollut hienoa nähdä, miten HRX on aidosti juurtunut osaksi heidän arkeaan ja kehittänyt toimintatapoja läpi organisaation, kuvailee Konttila.
”Pielispakarilla oli selkeä käsitys siitä, mitä järjestelmältä halutaan, ja sitoutuminen näkyi heti projektin alkuvaiheista lähtien.”
Mikko Konttila, myyntijohtaja, Saarni HRX
Myös Saarni HRX:n projektipäällikkö Henri Vuolle jakaa Konttilan näkemyksen.
– Käyttöönoton onnistumista on edistänyt merkittävästi Pielispakarin oma sitoutuminen ja määrätietoinen ote, sekä jatkuva kehittämisen halu uusien ominaisuuksien kautta. Kun asiakkaalla on selkeä tahtotila ja tavoitteet kirkkaana mielessä, yhteistyö on suoraviivaista ja tehokasta. Pielispakarilla on tekemisen meininki ja vahva visio. Tässä matkassa on ilo olla mukana, Vuolle toteaa.
Muista Saarni Cloudin palveluista Pielispakari hyödyntää myös Saarni EXP:n työtyytyväisyyskyselyjä. Katseet ovat kuitenkin tulevaisuudessakin, ja esimerkiksi Priima-oppimisympäristö kiinnostaa osana henkilöstön perehdyttämistä ja kehittämistä.
– Meillä on nyt vahva pohja henkilöstöhallinnossa. Järjestelmä toimii, tieto kulkee ja ihmiset tietävät, missä mennään. Tällä on ollut iso vaikutus koko organisaation toimintaan ja haluamme miettiä seuraavia kehityskohteita rauhassa yrityksemme tarpeiden mukaisesti, kiteyttää Kuvaja.
Tahdotko kuulla, miten LeanHRX sopisi juuri sinun yrityksesi tarpeisiin? Ota yhteyttä!
