Ostajan opas HR-järjestelmän valintaan ja käyttöönottoon

Miksi ja miten henkilöstötietojen hallinta kannattaa uudistaa? 

Toimivatko yrityksesi nykyiset HR-prosessit niin hyvin kuin niiden oikeasti pitäisi? Monessa organisaatiossa henkilöstötietojen hallinta on vuosien saatossa rakentunut usean eri palveluntarjoajan ratkaisuihin, ja samoja tietoja joudutaan kirjaamaan useaan paikkaan.

Työsopimuksia saatetaan säilyttää eri paikoissa, työaika kirjataan vanhentuneella ratkaisulla ja lomat pyörivät erillisissä Excel-taulukoissa. Kun kokonaisuus on hajallaan, tiedon ajantasaisuus, lainmukaisuus ja tehokkuus kärsivät.

Olet saattanut kohdata jonkin seuraavista henkilöstöhallinnan haasteista: 

YLLÄPITO ON TYÖLÄSTÄ JA KALLISTA 
Tietoja kirjataan useaan eri paikkaan ja käytössä on useamman palveluntarjoajan tuotteita. 

TIETOTURVASSA ON PUUTTEITA 
Nykyisellä mallilla tietoturva ja henkilötietojen käsittely ovat puutteellisia. Vanhasta henkilöstötietojärjestelmästä ei löydy dokumentoitua tietoa tietoturvallisuudesta. Mahdollisesti tietoja käsitellään eri paikoissa ja irrallisissa tiedostoissa, joiden tietoturva voi olla puutteellinen eikä käyttäjähallintaa ole dokumentoitu. 

LAKIVAATIMUKSET EIVÄT TÄYTY 
Nykyinen järjestelmä tai toimintatavat eivät vastaa muuttuviin vaatimuksiin eikä niissä ole huomioitu riittävästi GDPR:n mukaista henkilötietojen käsittelyä. 

INTEGRAATIOITA MUIHIN JÄRJESTELMIIN EI OLE 
Käytössä olevasta HR-järjestelmästä ei ole toimivia liittymiä palkka-, työajanseuranta- tai työterveysjärjestelmiin. Integroiminen on liian hankalaa ja kallista.

KÄYTTÖ EI OLE SUJUVAA 
Työntekijät joutuvat kirjautumaan moneen eri järjestelmään tarkistaessaan omia tietojaan tai käyttämään eri järjestelmää työaikakirjauksiin. Käytössä olevat ratkaisut eivät tue esimerkiksi etätyön vaatimuksia. 

MUOKATTAVUUS ON KANKEAA 
Yrityksen kasvaessa ja toimintaympäristön muuttuessa tarvitaan muutoksia prosesseihin ja toimintatapoihin. Nykyiset toimintamallit ovat työläitä päivittää uusiin tarpeisiin sopiviksi tai aiheuttavat paljon manuaalista työtä.

PALVELUN KEHITTÄMINEN ON EPÄVARMAA 
Kaikkien henkilöstöhallinnon palveluiden sopeutuminen muuttuvaan toimintaympäristöön on liiketoiminnan kannalta elinehto. HR-järjestelmätoimittajan tulee kehittää palveluaan jatkuvasti. 

KUSTANNUKSET OVAT KORKEAT 
Henkilöstötietojen hallintaan, muutospyyntöihin, kehitykseen, rajapintoihin, palkanmaksun kokonaisprosessiin, laskutukseen, työaikakirjauksiin ja henkilöstön näihin käyttämään aikaan liittyvät kokonaiskustannukset ovat mittavat. 

OMINAISUUDET EIVÄT RIITÄ 
Osaamisen kartoittaminen ja hallinta on vaikeaa. Raportointi ja läpinäkyvyys ovat puutteellisia. Tietojen analysointia päätöksenteossa ei hyödynnetä. Käyttöoikeuksien hallinta on hankalaa. 
Työajan tulkinnat eivät toimi luotettavasti ja automaattisesti. Lomien ja poissaolojen hallinta sekä työaikojen kohdentaminen on hankalaa. 

Tarve uudistukselle on selvä – mistä liikkeelle? 

1. Kokoa projektitiimi 
   Ota mukaan HR, palkkahallinto, työnjohto ja henkilöstön edustajat. Kannattaa kutsua myös kriittisesti ajattelevia henkilöitä, jotta näkökulmat ovat kattavat.

2. Tee nykytilan kartoitus 
   Selvitä, miten eri toimipisteet toimivat, missä prosessit eroavat toisistaan ja löytyvätkö paikalliset sopimukset kirjallisina. Kartoitus tekee näkyväksi myös arkiset, niin sanotut ”hiljaiset” käytännöt.

3. Määrittele tulevaisuuden tavoitetila 
   Kirjaa, mitä henkilöstötietojen hallinnalla halutaan parantaa: tiedon keskittäminen, automaatio, raportointi, yhteistyö palkanlaskennan kanssa ja integraatiot. Kun tavoitteet ovat selvät, oikean ratkaisun valinta helpottuu.  

4. Laadi vaatimukset sopivalle tasolle 
   Liian yksityiskohtainen speksi sulkee vaihtoehtoja turhaan pois. Keskity ongelmiin, jotka ratkaisun täytyy pystyä korjaamaan, sekä tärkeimpiin toiminnallisuuksiin.

5. Aseta realistinen aikataulu ja budjetti 
   Uudistus on aina investointi, ja kartoitus vaatii aikaa. Riittävä suunnittelu ehkäisee virheitä ja turhaa kiirettä myöhemmin.

6. Vältä tyypilliset sudenkuopat 
   Yleisimmät kompastuskivet ovat liian tiukka aikataulu, liian tarkat vaatimukset ja toimittajan kokemuksen arvioinnin jättäminen. Referenssit kannattaa aina tarkistaa.

7. Valitse ratkaisu ja kumppani 
   Hyvän järjestelmän pitää skaalautua yrityksen mukana ja mahdollistaa tulevaisuuden kehitys. Valitse kumppani, joka tukee yritystä myös HR-järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Sekä Pielispakarin että Asfalttikallion projekteissa korostui kumppanin rooli: pelkkä järjestelmä ei ratkaise ongelmaa ilman toimivaa käyttöönottoa ja asiantuntijatukea.

Millainen on hyvä henkilöstötietojen hallinnan työkalu? 

Hyvä HR-järjestelmä ei ole vain lista ominaisuuksia, vaan ratkaisu, joka helpottaa arkea ja kehittyy yrityksen mukana. Sen tulee olla helppokäyttöinen, tietoturvallinen ja skaalautuva, sekä toimia kaikilla laitteilla. Laaja raportointi ja ajantasainen tieto auttavat tekemään päätöksiä, ja automaattiset TES- ja työaikalakitulkinnat vähentävät manuaalista työtä.

Lisäksi järjestelmän on pystyttävä integroitumaan muihin keskeisiin työkaluihin, kuten palkanlaskentaan, työterveyteen, rekrytointijärjestelmiin ja oppimisympäristöihin. Yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, joka tukee yrityksen henkilöstöhallintoa pitkälle tulevaisuuteen.

Myös ratkaisun sekä palveluntoimittajan kotimaisuus varmistaa, että järjestelmä tukee suomalaisia vaatimuksia ja kehittyy niiden mukana.

Kun ratkaisu on valittu – käyttöönotto ratkaisee onnistumisen 

1. Aloituspalaveri – suunnittelu 
   Määritellään projektin vaiheet, vastuunjako ja viestinnän perusta. Tässä vaiheessa luodaan käytännöt, joilla koko projekti pysyy hallinnassa.

2. Toteutus 
   Rakennetaan käyttöympäristö, organisaatiorakenne, TES-tulkinnat ja muut asetukset. Tämä vaihe muokkaa ratkaisun yrityksen tarpeisiin sopivaksi.

3. Testaus 
   Varmistetaan, että työaikatulkinnat, prosessit ja rakenteet toimivat kuten pitää. Vasta testauksen jälkeen hyväksytään toteutus.

4. Koulutus 
   Tavoitteena on, että yrityksessä on osaavat pääkäyttäjät, jotka tuntevat sekä järjestelmän että omat prosessinsa. Hyvin koulutettu pääkäyttäjä on onnistuneen käyttöönoton kulmakivi.

5. Käyttöönotto valmis – kumppanuus alkaa 
   Varsinainen arvo syntyy käyttöönoton jälkeen: jatkuva kehitys, nopea tuki ja kehittyvä tuote varmistavat, että ratkaisu pysyy yrityksen muutosten mukana.

Oikea kumppani on ratkaiseva osa onnistumista 

HR-ratkaisun käyttöönotto onnistuu parhaiten, kun rinnalla on kumppani, joka tuntee suomalaisen työelämän ja osaa rakentaa järjestelmän toimimaan yrityksen omissa prosesseissa. Pelkkä tekninen toteutus ei riitä, vaan tarvitaan tukea, ohjausta ja kokemusta vastaavista projekteista.

Kotimainen kumppani tuo merkittävää etua erityisesti suomalaisessa toimintaympäristössä. Lainsäädäntö, työehtosopimukset ja paikalliset käytännöt tunnetaan valmiiksi, mikä vähentää käyttöönoton riskejä ja nopeuttaa projektia. Lisäksi tuki on saatavilla suomeksi ja palvelua kehitetään jatkuvasti vastaamaan kotimarkkinan vaatimuksia.

Saarni HRX toimii asiakkaidensa kumppanina koko matkan ajan. Asiantuntijat auttavat rakentamaan prosessit ja tulkinnat kerralla oikein, tukevat pääkäyttäjiä käyttöönotossa ja varmistavat, että järjestelmä kehittyy yrityksen tarpeiden mukana.

Hyvä kumppani tuo mukanaan: 

• selkeät toimintamallit ja osaamisen tulkintojen rakentamiseen 
• kokemuksen, joka auttaa välttämään tyypilliset projektiriskit 
• tuen käyttöönottoon ja pääkäyttäjien osaamiseen 
• jatkuvan kehityksen ja reagoinnin muutoksiin 
• asiakaspalvelun, joka auttaa nopeasti arjen tilanteissa 

HRX:n kanssa vastuu ei jää asiakkaalle, sillä järjestelmä otetaan käyttöön hallitusti asiantuntijoidemme johdolla ja kokonaisuuden ylläpito sekä kehittäminen toimii myös pitkällä aikavälillä.

Moderni henkilöstöhallinnan järjestelmä vaikuttaa suoraan liiketoimintaan

Kun yrityksessäsi on otettu käyttöön uusi moderni henkilöstötietojärjestelmä pilvipalveluna (ja se on tarvittaessa integroitu muihin järjestelmiin) on aika nauttia tuloksista! Nyt liiketoimintaa voi johtaa tiedon avulla, henkilöstöhallinto on sujuvampaa ja samalla myös työhyvinvointi paranee. 

LAKIEN JA SOPIMUSTEN MUKAINEN TOIMINTA 

Yksi suurimmista eduista on se, että kaikkea henkilöstötietoa voidaan käsitellä turvallisesti yhdessä paikassa. GDPR:n mukainen tietojen käsittely, työaikalaki, työehtosopimukset, paikalliset sopimukset ja muu säätely on huomioitu valmiiksi ja tulkinnat toimivat käyttöönoton jälkeen automaattisesti. 

LAAJENNATTAVUUS LIIKETOIMINNAN KEHITTYESSÄ 

Pilvipohjainen järjestelmä laajenee liiketoiminnan kasvaessa ja tarjoaa arvoa myös tulevaisuudessa. Palvelua voi hyödyntää laajemmin myös esimerkiksi palkanlaskentaan, rekrytointeihin, työvuorosuunnitteluun ja projektien hallintaan.

TYÖNTEKIJÖIDEN TYYTYVÄISYYDEN LISÄÄMINEN 

Sujuva ja helposti omaksuttava palvelu yhdistettynä läpinäkyvyyteen parantaa merkittävästi henkilöstön työhyvinvointia.

TIEDOLLA JOHTAMISEN MAHDOLLISTAMINEN 

Ajantasainen ja läpinäkyvä työajanhallinta, työntekijöiden itsensä päivittämä tieto sekä laaja raportointi auttavat ohjaamaan liiketoimintaa todellisiin lukuihin perustuen. Käytössäsi on monipuoliset tiedon analysointityökalut. 

AJAN JA KUSTANNUSTEN SÄÄSTÄMINEN 

Laadukkaampi työsuhdetietojen hallinta, työajan kirjaamisen ja käsittelyn prosessi sekä virheiden vähentyminen säästävät aikaa ja pienentävät kustannuksia. Automaattisesti tulkitut kirjaukset voidaan hyödyntää suoraan palkanlaskennassa. Osaamisten kartoitus auttaa ylläpitämään tarvittavaa osaamista ja selkeyttää rekrytoinnin tarpeita. 

Haluatko kuulla lisää? 

Varaa tapaaminen ja käydään läpi organisaatiosi nykytilanne ja kehityskohteet.